یکی از مهمترین مواردی که پس از ثبت شرکت با آن روبرو خواهید بود چگونگی مراحل اعلام تغییرات در شرکت می باشد بدین معنا که شما جهت ایجاد هرگونه تحول و دگرگونی در شرکت ملزم به رعایت قوانین و ضوابط مشخص و طی مراحل قانونی می باشید که در این مقاله به بررسی آن خواهیم پرداخت:
در ابتدا باید اشاره کنیم که ثبت تغییرات شرکتها با به ثبت رسیدن در سیستم اداره ثبت شرکتها به انضمام تنظیم وتدوین صورتجلسه انجام خواهد پذیرفت.
بیشترین موارد ثبت تغییرات در شرکت ها مواردی از قبیل : ثبت تغییر ادرس ،تغییرات نقل و انتقال سهام در شرکت های سهامی ، ثبت ورود و خروج در شرکت های محدود ، ثبت تغییرات حق امضاء ، ثبت تغییرات افزایش یا کاهش سرمایه ، ثبت تغییرات اعضای هیات مدیرره و انحلال می باشد.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
تمامی تغییرات و تصمیم گیری شرکتها در حیطه ی وظایف مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا جلسات هیأت مدیره میباشد.
مجمع عمومی عادی به دو صورت تشکیل می شود 1- مجمع عادی سالانه که طی 4 ماه اول سال پس از سال ما لی تشکیل می شود ( مجمع عادی سالیانه ) نامیده می شود
2- اگر مجمع در ماه های دیگر تشکیل شود ( عادی بطور فوق العاده ) نامیده می شود
1- اختیارات مجمع عمومی فوق العاده
تغییر در مفاد اساسنامه که خود می تواند شامل :ثبت تغییر نام شرکت ، ثبت تغییر موضوع فعالیت ، ثبت تغییر آدرس ، ثبت افزایش یا کاهش سرمایه ، ثبت تبدیل سهام به با نام یا بی نام ،ثبت افزایش یا کاهش تعداد مدیران شرکت ، ثبت تغییر در حد نصاب لازم جهت تشکیل مجامع و سایر موارد که مبنای ان قانون تجارت باشد ایجاد کند
-2اختیارات مجمع عمومی عادی
در مجمع عمومی عادی اختیارات ان شامل : تعیین اعضا ء هیت مدیره اصلی و علی البدل ، تعیین بازرسین : اصلی و علی البدل ، تصویب بیلان مالی ، تعیین پاداش مدیران می باشد
مدارک مورد نیاز جهت تحریر صورتجلسه
الف ) تصویر شناسنامه و کارت ملی هریک از اعضای هیات مدیره و بازرسین
ب) تصویر اگهی تاسیس و روزنامه رسمی و تغییرات قبلی شرکت و اساسنامه شرکت
ج) تعیین نوع تغییرات توسط متقا ضی
1- اتخاذ تصمیات در شرکت ها بوسیله مقاماتی که بموجب قانون یا اساسنامه شرکت صلاحیت این کار را دارند انجام می شود
2-برای تشکیل جلسات هیات مدیره حضور بیش از نیمی از اعضا ء هیات مدیره الزامی می باشد
3- اصولا مراتب دعوت و تشریفات تشکیل هیات مدیره اعم از تعیین مهلت برای حضور در جلسه و محل حضور و جگونگی دعوت از هیات مدیره در اسا سنامه شرکت مشخص می شود
4 – تصمیات و اقدامات هیات مدیره باید در حدود موضوع شرکت که در اساسنامه به ان ذکر شده باشد
5- چناچه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد و رئیس هیات مدیره ، هیات مدیره را به تشکیل جلسه دعوت نماید اقلا یک سوم اعضای هیات مدیره می تواند با ذکر دسنور جلسه ، هیات مدیره را دعوت به تشکیل جلسه نماید
6- هیات مدیره باید در اولین جلسه خود پس از انتخاب بوسیله مجمع عمومی صاحبان سهام از بین اعضا ی هیات مدیره یک رئیس و یک نایب رئیس که شخص حقیقی باشند برای هیات مدیره انتخاب نماید این اقدام باید طی یک صورتجلسه باشد و برای اگهی در روزنامه رسمی کشور به ادراه ثبت شرکت ها ارائه شود
7- جلسات هیات مدیره توسط رئیس هیات مدیره و در غیاب وی به وسیله نایب رئیس هیات مدیره ادراه خواهد شد
8-برای هر یک جلسات هیات مدیره باید صورتجلسهای تدوین شده و به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیات مدیره برسد
9- قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مد یران غایب در صرتجلسه هیات مدیره اجباری است
10 – ذکر خلاصه ای از مذکرات مطرح در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته شده در جلسه هیات مدیره در صرتجلسه هیات مدیره لزوم قانونی دارد .
11- تاریخ برگزاری جلسه هیات مددیره باید در صورتجلسه هیات مدیره منعکس شود
12 – مدیر عامل شرکت بایستی با تنظیم و امضاءصورتجلسه بوسیله هیات مدیره تعیین سمت شود
13- محدوده اختیارات همراه با مدت تصدی و حق الزحمه مدیر عامل بایستی با تنظیم و امضا ء صرتجلسه هیات مدیره مشخص شود
14 – بر کناری مدیر عامل شرکت نیز با تنظیم صورتجلسه بوسیله هیات مدیره انجام می گیرد .
15- صورتجلسه هیات مدیره که حاوی نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل است لزوما بایستی به ادراه ثبت شرکت ها ارسال تا پس از ثبت در روزنامه رسمی کشور اگهی شود
و در مرحله اخر بهتر است صورتجلسه هیات مدیره شرکت حداقل به تعداد اعضای هیات مدیره حاضر در جلسه به اضافه دو نسخه تهیه شود و به هریک از اعضای حاضر جلسه یک نسخه اصل امضاءشده از صورتجلسه تسلیم و یک نسخه اصل امضا ء شده از صورتجلسه در سوابق شرک بایگانی و یک نسخه اصل امضا ء شده از صورتجلسه به ادراه ثبت شرکت ها ارسال شود