ثبت یک شرکت همواره با تنظیم و اعلام مستنداتی همراه می باشد که در آن موارد ماهیتی شرکت اعمم از : موضوع، سرمایه، آدرس و ……. درج می شود .لیکن پس از طی مراحل ثبتی و شروع فعالیت شرکت ممکن است شرکاء بنا به هر دلیلی تصمیم بر ایجاد تغییراتی در مواردی که اشاره شد نمایند .که البته تنظیم و اعلام این تغییرات دارای ضوابطی خاص می باشد، که در قالب تنظیم و ثبت صورتجلسات شرکت ها اجرا می گردد.
بنابراین توجه داشته باشید ثبت تمامی تغییرات شرکتها با به ثبت رسیدن در سیستم اداره ثبت شرکتها به انضمام تنظیم وتدوین صورتجلسه انجام خواهد پذیرفت.
از بیشترین و رایج ترین انواع تغییرات در شرکت می توان به مواردی مانند: ثبت تغییر ادرس ،تغییرات نقل و انتقال سهام در شرکت های سهامی ، ثبت ورود و خروج در شرکت های محدود ، ثبت تغییرات حق امضاء ، ثبت تغییرات افزایش یا کاهش سرمایه ، ثبت تغییرات اعضای هیات مدیرره و انحلال اشاره نمود.
نحوه ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
لازم است بدانید تمامی تغییرات و تصمیم گیری شرکتها در حیطه ی وظایف مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا جلسات هیأت مدیره میباشد.
مجمع عمومی عادی به دو صورت تشکیل می شود : مجمع عادی سالانه که طی 4 ماه اول سال پس از سال ما لی تشکیل می شود ( مجمع عادی سالیانه ) نامیده می شود
اما چنانچه مجمع در ماه های دیگر تشکیل شود ( عادی بطور فوق العاده ) نامیده می شود
اشاره به اختیارات مجمع عمومی عادی
اختیارات مجمع عمومی عادی شامل : تعیین اعضا ء هیت مدیره اصلی و علی البدل ، تعیین بازرسین : اصلی و علی البدل ، تصویب بیلان مالی ، تعیین پاداش مدیران و مواردی از این دست می باشد .
اشاره به اختیارات مجمع عمومی فوق العاده
تغییر در مفاد اساسنامه که خود می تواند شامل :ثبت تغییر نام شرکت ، ثبت تغییر موضوع فعالیت ، ثبت تغییر آدرس ، ثبت افزایش یا کاهش سرمایه ، ثبت تبدیل سهام به با نام یا بی نام ،ثبت افزایش یا کاهش تعداد مدیران شرکت ، ثبت تغییر در حد نصاب لازم جهت تشکیل مجامع و سایر موارد که مبنای ان قانون تجارت باشد از اختیارات مجمع عمومی فوق العاده می باشد.
مدارک مورد نیاز جهت تحریر صورتجلسه
الف ) تصویر شناسنامه و کارت ملی هریک از اعضای هیات مدیره و بازرسین
ب) تصویر اگهی تاسیس و روزنامه رسمی و تغییرات قبلی شرکت و اساسنامه شرکت
ج) تعیین نوع تغییرات توسط متقا ضی
1- اتخاذ تصمیمات در شرکت ها بوسیله مقاماتی که بموجب قانون یا اساسنامه شرکت صلاحیت این کار را دارند انجام می شود
2- برای تشکیل جلسات هیات مدیره حضور بیش از نیمی از اعضا ء هیات مدیره الزامی می باشد.
3- اصولا مراتب دعوت و تشریفات تشکیل هیات مدیره اعم از تعیین مهلت برای حضور در جلسه و محل حضور و چگونگی دعوت از هیات مدیره در اساسنامه شرکت مشخص می شود .
4 – تصمیمات و اقدامات هیات مدیره باید در حدود موضوع شرکت که در اساسنامه به ان ذکر شده باشد.
5- چناچه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد و رئیس هیات مدیره، هیات مدیره را به تشکیل جلسه دعوت ننماید. اقلا یک سوم اعضای هیات مدیره می تواند با ذکر دستور جلسه ، هیات مدیره را دعوت به تشکیل جلسه نماید.
6- هیات مدیره باید در اولین جلسه خود پس از انتخاب بوسیله مجمع عمومی صاحبان سهام از بین اعضا ی هیات مدیره یک رئیس و یک نایب رئیس که شخص حقیقی باشند برای هیات مدیره انتخاب نماید این اقدام باید طی یک صورتجلسه باشد و برای اگهی در روزنامه رسمی کشور به ادراه ثبت شرکت ها ارائه شود.
7- جلسات هیات مدیره توسط رئیس هیات مدیره و در غیاب وی به وسیله نایب رئیس هیات مدیره ادراه خواهد شد .
8-برای هر یک جلسات هیات مدیره باید صورتجلسهای تدوین شده و به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیات مدیره برسد .
9- قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صرتجلسه هیات مدیره اجباری است.
10 – ذکر خلاصه ای از مذکرات مطرح در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته شده در جلسه هیات مدیره در صرتجلسه هیات مدیره لزوم قانونی دارد .
11- تاریخ برگزاری جلسه هیات مددیره باید در صورتجلسه هیات مدیره منعکس شود .
12 – مدیر عامل شرکت بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره تعیین سمت شود .
13- محدوده اختیارات همراه با مدت تصدی و حق الزحمه مدیر عامل بایستی با تنظیم و امضا ء صرتجلسه هیات مدیره مشخص شود
14 – بر کناری مدیر عامل شرکت نیز با تنظیم صورتجلسه بوسیله هیات مدیره انجام می گیرد .
15- صورتجلسه هیات مدیره که حاوی نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل است لزوما بایستی به ادراه ثبت شرکت ها ارسال تا پس از ثبت در روزنامه رسمی کشور اگهی شود .
توجه داشته باشید که بهتر است صورتجلسه هیات مدیره شرکت حداقل به تعداد اعضای هیات مدیره حاضر در جلسه به اضافه دو نسخه تهیه شود و به هریک از اعضای حاضر جلسه یک نسخه اصل امضاءشده از صورتجلسه تسلیم و یک نسخه اصل امضا ء شده از صورتجلسه در سوابق شرکت بایگانی و یک نسخه اصل امضا ء شده از صورتجلسه به ادراه ثبت شرکت ها ارسال شود .
کارشناسان ثبتی کال جهت مشاوره و تنظیم انواع صورت جلسه تغییرات در خدمت شما عزیزان می باشد .