به موجب ماده 6 قانون تجارت ، هر تاجری به جز کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل را که دفاتر تجاری نامیده می شود، تهیه نموده و جهت حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد :
دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارایی ، دفتر اندیکس ( کپیه )
علاوه بر الزام قانونی ، داشتن دفاتر تجاری برای تنظیم امور تجار و شرکت های تجاری مفید است. مواردی از قبیل تعیین وضع دارایی ها ، نگاهداری حساب سود و زیان و تهیه ترازنامه بر اساس این دفاتر صورت می گیرند.
برای حفظ سندیت و اعتبار دفاتر تجاری، دفاتر روزنامه و کل و دارایی ؛ قبل از اینکه چیزی در آن ها نوشته شود ؛ از طرف نماینده ثبت شماره گذاری شده و امضاء و پلمپ می شوند. ( البته در عمل معمولاَ فقط دفاتر روزنامه و کل پلمپ می شوند ).
1- دفتر روزنامه :
تاجر باید همه روزه مطالبات ، دیون ، دادوستد تجاری ، معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی تمامی فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و همچنین وجوهی را که بابت مخارج شخصی خود برداشت می کند ؛ در دفتر روزنامه ثبت نماید. ( ماده 7 قانون تجارت )
2- دفتر کل :
تاجر باید تمام معاملات خود را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج و انواع آن ها را مشخص کرده و هر دسته را در صفحه مخصوصی از دفتر کل ، به طور خلاصه ثبت نمایند. ( ماده 8 قانون تجارت )
3- دفتر دارایی :
تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز مشخص کرده و در دفتر دارایی ثبت و امضاء نماید. این کار باید تا 15 فروردین ماه سال بعد انجام شود. ( ماده 9 قانون تجارت )
4- دفتر اندیکس ( کپیه ) :
تاجر باید تمامی مراسلات و نامه های صادره و وارده ، تلکس ها ، فاکس ها ، فاکتورها و صورت حساب های خود را در این دفتر به ترتیب تاریخ ثبت نماید. ( ماده 10 قانون تجارت )
در صورتی که دفاتر تجاری مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند :
_ بین تجار در امور تجاری سندیت خواهند داشت.
_ می توانند به عنوان عملکرد مالی مورد قبول ممیزان مالیاتی قرار گیرند.
با توجه به الکترونیکی شدن روند درخواست اخذ پلمپ دفاتر تجاری ، می توان از طریق مراجعه به پورتال اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir و تکمیل فرم مربوطه، نسبت به اخذ دفاتر پلمپ تجاری اقدام نمود. بدیهی است الکترونیکی شدن اعلام درخواست اخذ پلمپ دفاتر ، صرفه جویی در هزینه و زمان متقاضیان را نیز به همراه خواهد داشت.
در این مقاله ، به طور کامل به تشریح نحوه ی اخذ پلمپ دفاتر تجاری می پردازیم. خوانندگان گرامی علاوه بر مطالعه ی این نوشتار، در صورت مواجه شدن با هرگونه مشکل و یا سوالی در روند ثبت، می توانند از طریق تماس با مشاورین مجرب ثبتیکال ، از مشاوره تخصصی و رایگان این مجموعه بهره مند گردند.
ورود به سامانه اداره ثبت شرکت ها :
نخستین گام جهت اخذ دفاتر تجاری، ورود به سامانه اداره ثبت شرکت ها است. مراحل تکمیل اطلاعات در سامانه به شرح زیر است :
1- تکمیل اطلاعات متقاضی پلمپ ذفتر
نکته : چنانچه شهر مورد نظر در قسمت ارائه شده وجود نداشت ، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. لذا متقاضیان می بایست به همان روش متداول گذشته اقدام نمایند.
2- تکمیل اطلاعات شخصیت حقوقی
– درج اطلاعات شخصیت حقوقی شامل شناسه ملی، شماره ثبت ، نوع ، نشانی متقاضی ، تاریخ ثبت و واحد ثبتی
3- تکمیل اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ
– وارد نمودن سمت تکمیل کننده اظهارنامه و اطلاعات احدی از اعضاء هیات مدیره متقاضی حقوقی شامل نام ، نام خانوادگی، شماره ملی ، تاریخ تولد، جنسیت ، تابعیت ، شماره همراه، نشانی، کد پستی
در این صفحه کاربران می توانند بر اساس اطلاعاتی که تاکنون وارد نموده اند، شماره پیگیری خود را مشاهده نمایند.
4- هیات مدیره شرکت / موسسه
– درج اطلاعات مابقی هیات مدیره شامل نام ، نام خانوادگی، تاریخ تولد، جنسیت ، شماره همراه و ..
5- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
وارد نمودن اعضاء هیئت مدیره ، مدت تصدی ، تاریخ شروع سمت ، وضعیت حق امضا ، سمت ، هیئت مدیره خارج از شرکا و تاریخ پایان اعتبار سمت
6- دفتر مورد تقاضای شخص
– وارد نمودن نوع دفتر مورد تقاضای شخص ، تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد دفتر مذکور
7- انتخاب گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز
8- انتخاب گزینه چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ
پس از طی مراحل فوق، می بایست مدارک لازم از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردیده و سپس، بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه درج گردد.
مدارک لازم عبارت است از :
الف – اشخاص حقوقی
1. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
2. کپی آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
3. کپی کارت ملی مدیر عامل
4. اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی
ب- اشخاص حقیقی
1. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2. کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
3. کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
پلمپ دفاتر یک روزه انجام می شود و حدود یک ماه زمان می برد تا توسط اداره پست به دست موکل برسد.
پرداخت هزینه های پلمپ دفاتر تجاری در سامانه به صوورت اینترنتی بعد از تایید کارشناس در اداره ثبت شرکت ها و دریافت پیامک توسط متقاضی و با ورود به بخش ” پیگیری درخواست در سامانه ” امکان پذیر است.
پس از ارسال مدارک ، بدون نیاز به مراجعه ی حضوری، می توانید با مراجعه به پورتال اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از روند درخواست خود اطلاع یابید.
جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری با ما تماس بگیرید.
همکاران ما در موسسه ثبتیکال ، در کوتاه ترین زمان ممکن شما را در رسیدن به اهدافتان یاری خواهند کرد.